Questa è la risposta che si ottiene spesso quando si chiede un operatore aziendale di migliorare i processi o di modificare il suo modo di lavorare.

“Non ho tempo, non ce la faccio a fare qualcosa di diverso da quello che faccio perché devo completare ciò che devo consegnare immediatamente.”

Uno fra gli applicativi più diffusi in azienda è Excel, un software estremamente potente ed utile se usato in affiancamento, ad integrazione di quanto normalmente prodotto da un buon gestionale, ma se si sostituisce ad esso, i rischi che si presentano sono abbastanza elevati.
Fra i punti di forza di una PMI non sono trascurabili la velocità con la quale risponde alle richieste di mercato, la precisione delle informazioni che comunica ai propri clienti o fornitori, la qualità e la completezza di queste informazioni.
Gestire questo con applicativi esterni al gestionale (ad esempio: Excel per gli incassi previsionali) può condurre ad errori anche significativi, o addirittura a perdita di informazioni preziose.
La direzione aziendale è spesso cosciente di questo aspetto, ma se non è direttamente coinvolta, non riesce a coglierne le implicazioni e per evitare malumori del personale, mantiene lo status-quo. Questo paradosso affatica sia l’azienda che il personale stesso con compiti pesanti e ripetitivi.
Uno dei compiti più delicati per chi fornisce soluzioni gestionali è quindi quello di riuscire a convincere il personale operativo dell’azienda ad abbandonare gradualmente questi singoli software a compiti meno strategici e spostare la propria attenzione sulle procedure interne di un buon gestionale.
Queste pratiche garantiranno che l’informazione prodotta o conservata all’interno del gestionale sia sempre certa, affidabile, aggiornata e relazionata, cosa assolutamente non possibile se deve essere trascritta in piattaforme “piatte” come, per esempio, il già menzionato Excel.
Chiaramente, spostare la propria attenzione e il proprio lavoro quotidiano da software ben conosciuti verso le procedure del gestionale richiede inizialmente impegno, attenzione e probabilmente più tempo di quanto se ne impegnasse prima, ma è tempo che, investito per bene una sola volta, verrà abbondantemente recuperato con il quotidiano lavoro successivo.
Per chi fornisce consulenza aziendale e piattaforme ERP è fonte di grande soddisfazione vedere il personale aziendale che dopo aver coraggiosamente cambiato modalità operativa, diventa in grado di svolgere molte più attività con molto meno stress, maggiore sicurezza rispetto al passato e si chiede: “Ma come facevo prima a fare tutte quelle cose in quel modo?”
La chiave del successo sta quindi nell’utilizzo di un buon gestionale, ben progettato, assistito, che sfrutti le attuali tecnologie, che sia in grado di far svolgere le attività con una interfaccia semplice, omogenea, comoda e che quindi permetta di rintracciare le informazioni che vengono gestite quotidianamente, restituendole aggregate con velocità, prontezza e sicurezza.
Seguire queste pratiche consentirà quindi di impiegare tutti i prodotti accessori solo per compiti di completamento o perfezionamento dell’informazione aziendale, garantendo quindi il miglior ritorno degli investimenti in risorse informatiche, consulenza e risorse umane.

Corrado Caprino – Fin Pro Italia srl